Tietosuojaseloste
Kiitos että käytät palveluitamme! Tässä selosteessa kuvataan, mitä tietoja Trä Group kerää kun vierailet verkkosivustoillamme tai käytät palveluitamme.
Yhteystiedot
Rekisterinpitäjä:
Trä Group Oy, Y-tunnus: 2850774-3
Sekä Trä Groupin tytäryhtiöt:
Trähus O, Y-tunnus: 2798847-7
Trä Digital Oy, Y-tunnus: 28552325
Hemträvlig Oy, Y-tunnus: 2856031-7
Sekä Trä Groupin sisarkonserni:
Trä Kronor Oy, Y-tunnus: 2835985-9
Rantatie 32 E, 04310 Tuusula
Tietosuojavastaava:
Thomas Noreila, tietosuoja@tragroup.fi
Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn tarkoitus
1. Palvelujen yhteydessä
Trä Group Oy, sen tytäryhtiöt ja sisarkonserni ovat yhdessä suunnittelu-, rakennus- ja restaurointiyritys. Henkilötietoja kerätään ja käsitellään asuntojen, remonttien ja muiden asumisten palvelujen myynnin, tuottamisen ja hallinnan sekä digitaalisten palvelujen käytön yhteydessä.
Lisäksi keräämme henkilötietorekisteriimme ja laskutusjärjestelmäämme potentiaalisten ja nykyisten asiakkaidemme sekä yhteistyökumppaneidemme ja näiden edustajien henkilötietoja.
2. Markkinointi
Osaa kerätyistä yhteystiedoista hyödynnämme henkilön omalla suostumuksella markkinoinnissamme: sähköisissä suoramarkkinointiviesteissä sekä uutiskirjeissä.
Henkilöt antavat omalla suostumuksellaan henkilötietonsa Trä Groupin ja/tai sen tytäryhtiöiden ja sisarkonsernin käyttöön esimerkiksi tilaamalla uutiskirjeen verkkosivuilla (MailChimp-sähköpostimarkkinointijärjestelmä) tai jättämällä yhteydenottopyynnön lomakkeella yhtiön verkkosivuilla (WordPress-julkaisujärjestelmä).
3. Rekrytointi
Lisäksi keräämme hakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessiemme yhteydessä vain sitä tarkoitusta varten. Rekrytointia varten Trä Groupilla on käytössään sähköinen rekrytointitietokanta pilvipalveluna (TeamTailor). Palvelun tarjoaja vastaa rekisteriin tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta ja tietoturvasta.
4. Kameravalvonta
Tallentava kameravalvonta osoitteissa Eliaksenpolku 2, 04300 Tuusula. Kameroiden avulla valvotaan työmaa-alueen turvallisuutta sekä kerätään materiaalia markkinointitarkoituksiin. Valvonnasta on kerrottu asianmukaisilla kylteillä.
Tarkoituksena ja käsittelyn perusteena on alueella toimivien ja vierailevien henkilöiden turvallisuuden varmistaminen ja omaisuuden suojaaminen sekä estää asiattomien henkilöiden ja ajoneuvojen pääsy työmaa-alueelle. Lisäksi kameran tallentamaa kuvaa voidaan käyttää markkinointitarkoituksissa.
Rekisterin tietosisältö:
Valvontakamera on digitaalinen, käytössä 24 h/vrk, ja tallennus tapahtuu pilveen (IP-osoite 54.246.83.4). Valvontakamera ei tallenna puhetta.
Säännönmukaiset tietolähteet:
Tietolähteinä toimivat kameroiden tallentama kuva työmaan alueelta.
Henkilötietojen kerääminen
Kerättävät tiedot:
- nimi
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- remontointikohteiden osoitetiedot ja muut perustiedot
- uudiskohteiden kaupankäyntiä tarvittavat henkilötiedot
- työsuhteen solmimista varten tarvittavat henkilötiedot
Henkilötietoja kerätään vain henkilöiltä itseltään, joko Trä Groupin itsensä tai välillisesti sen käyttämän kiinteistönvälitysedustajan toimesta, ei muista lähteistä.
Henkilötietoja voidaan kerätä esim. tapahtumissa sekä henkilökohtaisissa tapaamisissa tai puhelinkeskusteluissa, joissa neuvotellaan tai sovitaan palvelusuhteen aloittamisesta tai kaupan toteutumisesta.
Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja ne tallennetaan Trä Groupin ja sen tytäryhtiön ja sisarkonsernin salattuihin ja salasanojen taakse tallennettuihin asiakastietorekistereihin, jotka sijaitsevat EU-alueella. Rekistereihin pääsevät käsiksi ainoastaan Trä Groupin ja sen tytäryhtiöiden ja sisarkonsernien henkilöstön edustajat, joiden työnkuvaan rekisterin ylläpitäminen ja käyttäminen oleellisesti kuuluu.
Palvelusuhteen aikana siihen liittyvä dokumentaatio on tallennettuna toiminnanohjausjärjestelmään(Taimer) sekä Trä Groupin omaan salattuun ja salasanojen taakse tallennettuun asiakasrekisteriin.
Tiedon jakaminen muiden yhtiöiden tai palveluntarjoajien kanssa
Trä Groupin ja sen tytäryhtiöiden ja sisarkonsernin verkkosivuille on asennettu Google Analytics -työkalu, joka analysoi verkkosivukäyttäytymistä. Yksilöitävien IP-osoitteiden lisäksi työkaluun tallentuu anonyymiä, tilastotyyppistä tietoa kävijöistä. Nämä ovat esimerkiksi käyttäjän maantieteellinen sijainti, päätelaitteen tyyppi, sivuilla vietetty aika sekä selatut sivut. Tämän tiedon keräämiseen kysytään käyttäjältä lupa sivulle saavuttaessa. Tämän tiedon teknisestä suojauksesta, tietoturvasta ja hyödyntämisestä vastaa Google. Käyttämällä verkkosivujamme annat Googlelle suostumuksen näiden tietojen keräämiseen, hyödyntämiseen ja eteenpäin luovuttamiseen.
Kerättyjen tietojen tallentaminen, säilyttäminen, muokkaaminen, luovuttaminen ja poistaminen
Trä Groupin ja sen tytär- ja sisaryhtiöiden henkilökunta on koulutettu käsittelemään saatuja tietoja yhteisten periaatteiden mukaisesti.
Kerättyjen tietojen säilyttäminen ja muokkaaminen
Yhteistyökumppaneiden julkisesti löydettävissä olevat yhteystiedot, kuten käyntikortit, jokainen yhteystiedot saanut Trä Groupin tai sen tytäryhtiöiden ja sisarkonsernin edustaja tallettaa omaan arkistoonsa.
Halutessaan henkilöllä on mahdollisuus tarkistaa hänestä kerätyt yhteystiedot ja pyytää tietojen muokkaamista tai poistamista lähettämällä sähköposti yhteysosoitteeseen tietosuoja@tragroup.fi. Lisäksi lähettämissämme uutiskirjeissä ja muussa markkinointimateriaalissa on aina peruuttamismahdollisuus. Yhteydenottopyynnöt tallentuvat lisäksi WordPressin omaan tietokantaan, joka tyhjennetään 6 kuukauden välein.
Kerättyjen ja tallennettujen tietojen siirto ja luovuttaminen
Kerättyjä tietoja säilytetään salasanojen takana, ja niihin on pääsy ainoastaan henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä välttämättömien työtehtäviensä suorittamiseen.
Trä Group tai sen tytäryhtiö ja sisarkonserni eivät myy asiakas-, markkinointi- ja rekrytointirekisterissään olevia henkilötietoja ulkopuolisille.
Remontin tai muun palvelun suorittamisen näin vaatiessa asiakkaan yhteystiedot voidaan kuitenkin hänen suostumuksellaan luovuttaa eteenpäin kolmansille osapuolille, kuten viranomaisille. Tähän kysytään aina erikseen asiakkaan lupa.
Kameroiden tallentamia tietoja voidaan käyttää markkinointitarkoituksiin. Tietoa tallennetaan kuitenkin vain Trä Groupin, sen tytäryhtiöiden ja sisarkonsernin käyttöön, eikä sitä myydä kolmannen osapuolen käyttöä varten.
Pyynnöstä kameroiden tallentamia tietoja luovutetaan poliisille tai muulle valvomalle viranomaiselle, kuten tullille ja rajavartiolaitokselle. Tietoja voidaan myös luovuttaa muille satamissa toimiville toimijoille sopimuksesta.
Kerättyjen tietojen poistaminen
Remonttia, asuntokauppoja tai muita asumisen palveluja varten kerätyt yksityiskohtaiset asiakastiedot hävitetään kymmenen vuotta palvelusuhteen päättymisen tai kauppojen toteutumisen jälkeen. Pääsuunnittelijan vastuu raukeaa kymmenen vuoden kuluttua, jolloin myös dokumentaation säilyttäminen saman ajanjakson verran on perusteltua.
Anonymisoidut tiedot esimerkiksi remontin kustannuksista sekä toteutuneista kauppahinnoista säilytetään kuitenkin tilastointia sekä kustannustehokkuuden ja asiakaspalvelun parantamista varten Trä Groupin ja sen tytäryhtiöiden ja sisarkonsernin rekisterissä kahdenkymmenen vuoden ajan.
Henkilöllä on koska tahansa mahdollisuus pyytää omien tietojensa poistamista Trä Groupin markkinointi- ja viestintärekisteristä ottamalla yhteyttä rekisterin ylläpitäjään.
Tiedonsaanti- ja poisto-oikeus
Asiakkaalla tai potentiaalisella asiakkaalla on oikeus tarkistaa, oikaista ja poistaa tietonsa.
Toimitamme henkilötiedot kohtuullisessa ajassa, viimeistään kuukauden kuluttua henkilökohtaisesta pyynnöstä, siinä muodossa, kun ne ovat Trä Groupin ja sen tytäryhtiöiden ja sisarkonsernin rekisterissä.
Tietojen tarkastus- ja poistopyynnön osalta pyyntö on annettava kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin vastuuhenkilölle. Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää asiakasta täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja todistamaan henkilöllisyytensä.
